2011年7月7日

Basware副总裁Andrew Jesse

研究发现,英国逾半数的企业拖欠付款,Basware副总裁安德鲁·杰西(Andrew Jesse)研究了为何拖延付款仍然是一个问题以及企业可以采取哪些措施。

 

如果可以保存£25,000次付款£一百万,同时改善与供应商的关系并降低发票处理成本,’d可能会问一个简单的问题:“How?”

在当前的精益商业环境中,确实存在这种情况,在这种环境下,压力是要尽可能地节省。
 
答案是看企业向供应商付款的速度。代表电子支付公司BACS进行的最新研究表明,英国53%的中小型企业付款迟到。由于2010年最后一个季度的逾期还款达到了三年来的最高水平,因此大公司平均要比商定的条件晚支付36.7天的账单。小公司的逾期付款增加幅度最大,平均需要22天以上才能结清发票。
 


其背后的原因可能有所不同。但是无论如何,延迟付款意味着企业可以保留现金以进一步投资满足自己需求的活动—例如季节性促销或IT设施—或只是产生更多的兴趣。
 
但是,尽管许多人正在这样做,但事实并非如此’有利于供应商关系或品牌声誉。由于供应商越来越多地提早提早结算折扣以鼓励快速付款,因此它也不总是具有最佳的财务意义。



快速付款很重要 
:虽然尽早向供应商付款以改善自己的现金流似乎违反直觉,但这些数字的确增加了。在当前的经济形势下,典型的企业准备金帐户的AER约为0.05%,即每月0.0042%。
 
但是,供应商通常会在15天内提供1.5%至5%的折扣以解决结算问题。让’s假设一家公司正在协商其供应商的平均折扣为2.5%。那’s通过延迟付款可以赚取利息的50倍。
 


每月付款£一百万,这家公司最多只能赚£500利息但节省£每月通过早期结算支付25,000。什么’更重要的是,它改善了供应商的现金流,使其真正双赢。

即使对于那些没有’通常,如果提供早期结算折扣,则可以肯定的是,供应商将为那些提早付款的客户提供比让他们等待的客户更好的价格。

但是,对于某些公司来说,快速的付款并不总是可行的,因为这些公司的处理时间很长,或者可用资金的可见性不佳,从而无法迅速做出反应。



能见度 : 

组织通常很难获得从收入到支出的现金周期的全貌。结果,许多人对可用资本的看法歪曲了,这意味着他们要尽早付款以确保它们不会’过度配置。

哈克特集团(Hackett Group)最近报告说,大多数首席财务官承认,他们预测销售要好于其业务的收入和中期现金流量。

财务和采购组织需要实施系统和流程,以更有效地帮助预测付款和相关的潜在负债。从购买到付款的整个过程中的自动化可以提高可见性并改善现金管理。

However, it’不仅是知道资金可用的情况。公司介绍’应付帐款(AP)系统通常不是’尽管许多人已经部署了工作流程解决方案来帮助他们实现效率和节省,但仍要尽早解决早期结算任务。一个普通的公司将需要18个工作日来处理发票,有些长达35天。与此相比,那些采用了完整发票自动化功能的企业只需不到5天的时间即可完成处理。



系统错误 
:在许多情况下,AP解决方案都集中在前端—通过电子发票或扫描来捕获发票数据,然后将其上传到会计系统中。
 
但是最重​​要的阶段是发票数字化后会发生什么—发票与其对应的采购单和支持单据的匹配,以便可以批准并通过付款。
 
匹配是该过程中最耗时的阶段,因为诸如查找采购订单和收货单以及手动输入业务系统之类的手动任务占用了工时,而本来可以在其他地方更好地使用。

如果这些与匹配相关的任务可以自动执行,那么可以解决结算截止日期,并且会计人员可以扮演更具战略性的角色,而不必追求书面要求。那怎么办呢?

 


更好的匹配 : 
关键是将捕获的发票数据与批准的供应商详细信息和批准的采购订单信息集成在一起。这就要求与核心业务系统建立链接,以便可以突出显示任何例外情况(例如无订单的发票)并将其上报给授权人员的工作流程。

这样,符合定义标准的发票会自动发布以供批准和付款,从而最大程度地减少了手动干预和行动的需要。该工作流程可以通过定制的,特定于业务的规则来控制,从而使AP员工可以异常管理发票处理—因此只有不匹配的发票需要动手注意才能批准。
 


这也意味着可以将诸如结算截止日期之类的关键目标内置到工作流中,因此每次都能实现这些重要目标,以节省这些重要的节省。

企业是选择早付款还是后付款是他们的决定,但是该决定应基于’对于他们及其供应商而言,这是最好的选择,而不是受其应付帐款流程的约束所支配。

通过使应付帐款流程完全自动化,企业可以灵活,可视性和选择自由地做出最有利可图的决策。

对于任何规模的公司而言,客户的逾期付款都会在财务上造成严重损失。但是,企业可以采取一些简单的步骤来改善流程,节省时间并使人们腾出时间来从事更具建设性的任务。及时付款的客户在协商折扣方面处于更好的位置,因此’对各方来说都是成功的策略。谁会想到远期付款会带来如此高的回报?

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