2012/03/08

Fox Williams LLP争议解决部研究员Evie Meleagros

我们看到越来越多的员工以虚假费用的形式帮助自己从雇主那里获得额外现金。例子包括顶级城市公司的合伙人错误地声称超过£一百万到奇数索赔£20 to £100s —无论大小或员工’s reasoning, the 伪造费用的行为 有很长的严重影响清单。

如何发现员工伪造费用

不能指望雇主每次都要为每位雇员提供每笔费用的警察。尤其是因为雇主和雇员之间的关系是建立在信任和信心上的。但是,有些行为或疏忽会触发警告信号,例如:

–定期提交费用的员工,这不一定与他们的日常工作相对应。

–高级雇员(例如,董事或合伙人)定期提交高成本费用,却没有说明费用的目的以及他们自己授权的情况。

–没有收据或付款证明。

–公司信用卡无法解释的现金提取。

–周末,傍晚或假日期间发生的费用,没有任何说明。

–不寻常或奢侈的支出,例如衣服,珠宝,运动器材或周末外的奢侈消费。

如何处理—对雇员采取行动的可能原因

对就业的影响:

–违反合同:伪造费用很可能构成违反劳动合同。在大多数情况下,这将构成严重不当行为,应立即予以解雇。

–违反职责:如果员工足够高级(董事,经理,合伙人),则可能构成违反其信托义务的行为:例如,为公司的最大利益行事的义务,不履行职责的义务。秘密利润。

行动?

–暂停员工等待调查。

–调查员工’s expenses.

–调查应由不与员工合作的人员进行。

–牢记公司’整体费用政策—对开支有宽松的态度​​吗?员工是否仅因档案/记录保存不当而感到罪恶?还是员工要求非商业/虚拟物品?

–像平常一样,让员工参与调查和纪律练习。在适当的情况下,应给员工机会解释费用或纠正任何错误或遗漏(在 ‘innocent’ 说明)。

–纪律处分—确定行为是否严重到足以构成严重的不当行为,应立即撤职(假设合同允许这样做)。考虑该行为是否构成违反义务。以正常方式进行纪律处分或解雇会议,并在适当情况下允许员工提出上诉的权利。

–正在进行的合同义务?唐’别忘了提醒员工正在进行的保密工作和解雇后的限制性公约。

–如有可能,请避免直接解雇员工。没有遵循适当的程序或仓促地决定员工是否’的行为构成对公司提起违约风险索赔。此类行为可能构成雇主违反合同,导致任何正在进行的合同义务(例如限制性契约)不可执行。

监管影响— FSA, SRA

–SRA:如果员工是律师,伪造费用的行为将违反《行为准则》中的许多职责和义务,例如诚信义务。如果费用是向客户收取的,则员工正在滥用客户资金,这构成了《行为守则》中的许多严重违规行为(并具有刑事影响)。

–FSA:如果员工是FSA认可的人员,则伪造费用的行为很可能意味着该人员不再符合FSA手册中的适当性和礼节性测试要求的诚实和正直要求。因此,员工可能会失去其认可的人员身份。

行动

在这两种情况下,雇主都有义务报告雇员’向有关监管者的行为。

还有其他影响吗?

–犯罪:索取虚拟费用(尤其是大规模费用)可能构成公司盗窃或公司客户盗窃。因此,员工可能会面临刑事指控。

–税:公司有权就某些与业务相关的费用要求退还增值税。如果支出被错误地索偿,而公司又收回了这些支出的增值税,那么如果HMRC无法证明已进行了适当的检查和控制,则公司可能会遇到困难。

如何预防—实施费用政策和程序

有关如何最大程度地减少员工索取虚拟费用风险的提示:

–实施书面费用政策和程序。

–介绍准则和支出限制(例如出租车费和客户娱乐)。

–需要客户娱乐和活动的事先批准。

–实施检查和控制系统—尝试确保没有雇员(无论多大年纪)授权自己的费用。

–没有公司信用卡–或者,如果企业要求员工拥有公司信用卡,请尝试限制有权使用公司信用卡且卡数限制较低的员工人数。禁止在信用卡上提取现金。

可以联系Evie Meleagros [email protected] 或020 7614 2593。

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