28/10/2010

fd unlimited联合创始人兼首席执行官David Bloom

办公室管理员的角色 在任何快速增长的中小伟德app德官方版(中小伟德app德官方版)中,它是最重要的伟德app德官方版之一。它们是使发动机运转的机油。一旦伟德app德官方版开始产生收入并聘用员工,理想情况下,每天需要执行每周,每周,每月的许多任务,这些任务不应该由昂贵的高管来完成。你不’如果您需要帮助,请财务主管打开职位,归档,填写人事表格并更换灯泡。

通常,公司在扩展时没有充分考虑到管理不善和流程不完善可能会对完成工作造成的影响。

和...一样重要 管理员 是支持业务所必须遵循的流程。他们齐头并进。拥有令人难以置信的系统毫无意义’没有人的主要责任是对他们进行交通警察,除非您’非常幸运,您可以’t expect an 管理员 首先设置它们。

I’在某些情况下,流程是如此强大并为所有人所理解,实习生花了3个月的时间借调了£0可以承担大部分 行政职能。他们学习大量知识并接触到伟德app德官方版的许多领域,并且伟德app德官方版获得了明亮,免费的资源— win win!

这里有一些 拥有管理员后,小型SME的后台流程的技巧和窍门:

管理员 一堆会计责任:你不’无需接受财务方面的培训即可提出销售发票,提出采购订单和处理购买发票。只要说明清楚且流程定义明确,许多会计任务 准确的管理员 可以比更昂贵的财务人员便宜得多。

打开所有帖子并分发:每天,邮件应由 管理员,加盖日期,以记录收到和分发给合适的人的时间。员工应该知道所有邮件都将被打开,除非有标记‘Private & Confidential — addressee only’

费用索赔处理和分配:对于那些经常出差并积累大量收益的销售人员, 管理员 可以准备索赔并进行处理。注意不要‘dump’ on the 管理员。在销售人员,CEO和繁重的旅客之外,员工应自行准备费用索赔。

发票和收款:提高销售发票和收款是流程的一个很好的例子,该流程需要很好地定义,但是一旦到位就可以轻松地进行管理。 管理员.

安排会议:当您开始聘请一些主管时,浪费了很多时间来组织会议。科技很棒,但即使是今天,要为三位在不同议程上不在办公室的高管组织一次会议也要花些时间。定期会议应在所有人共享的在线日记中,但一次应由 管理员。没有 管理员,就像放牧绵羊而没有狗和哨子一样。

旅行组织:应与正式的公司旅行经纪人建立一个帐户,并且这种关系应由 管理员。个人自行安排旅行会浪费时间,并且每次都要通过相同的来源进行预订,从而使伟德app德官方版无法获得团体折扣。

还有很多 适合管理员的任务。您将获得非常划算的资源,并且对于合适的雄心勃勃的个人而言,它’很好地洞察了业务如何与每个人打交道。冒充起泡的性格,它们成为每个人都尊重和偏向的部落之火。

如果你’尚未达到可负担得起的规模 管理员,您可能要考虑虚拟PA。请参阅fd无限’的虚拟PA服务以获取更多信息。

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