29/04/2010

Glasscubes.com首席执行官兼总经理Wayne Pope。

今天的业务有所不同。员工在多个地点工作。不幸的是,当前安全地共享信息的形式通常不足或过于复杂。通常,业务用户以电子邮件附件的形式发送文档,这有时很方便,但作为管理伟德app德官方版的方法也常常很笨拙。某些工作组可以访问共享伟德app德官方版服务器或基于Internet的内容共享站点。这些都可以代表对电子邮件的改进,但是’t ideal.

电子邮件使跟踪伟德app德官方版版本非常困难。与其通过电子邮件将文档推送给其他人,’如果用户可以简单地邀请同事或客户在线访问文档的唯一实例,那么他们可以在其中贡献内容或仅添加注释,这很好吗?由于每个人都在处理同一文档,而不是多个不同的文档副本,因此协作更加顺畅,用户可以跟踪每个人’的参与。上载内容并使其可以立即访问多个用户,从而使企业交流更加丰富。

与协作者实时合作具有其主要优势。通常,在创建和修订文档的过程中,员工需要彼此直接工作以解释意见,讨论与文档相关的各种方法,或者只是征求即时反馈。可以发送电子邮件’t cope–it’并非旨在让所有人同时聚在一起。

团队成员始终可以使用可访问Web的环境,这意味着用户始终可以访问最新伟德app德官方版版本。如果您是在线合作者,那么版本控制可以使每个人都保持最新状态,变得如此简单。它使每个人都可以从文档的最新版本开始工作,并避免将多个版本分散在多台计算机和电子邮件地址中。

协作可以只涉及向同事提供文档访问权限。用户共享伟德app德官方版作为有助于报告或其他可交付成果的参考材料。有时,共享文档是一个小组的最终产品’的努力。共享文档可以以任何伟德app德官方版格式上载,因为 伟德app德官方版协作软件 通过方便的预览使文档可访问性比电子邮件更重要–直接在Web浏览器中进行,而不必加载原始应用程序。

安全分享

保护伟德app德官方版非常重要。但是,对于关注伟德app德官方版安全性但没有IT支持人员的小型公司而言,这可能既耗时又令人困惑。甚至更大的公司也需要指示其IT部门保护其服务器,磁盘驱动器和伟德app德官方版夹的安全,以便只有公司中的授权人员才能读取和保存伟德app德官方版。例如,IT部门可以为特定人员或客户提供对伟德app德官方版夹的访问权限。

电子邮件是’适用于需要在工作组之间安全共享文档的组织。对于需要快速或轻松共享大伟德app德官方版的公司,电子邮件都不实用。在项目团队需要能够签入和签出伟德app德官方版以及维护文档版本历史记录以进行记录的情况下,电子邮件也是不合适的。远程和安全地访问共享伟德app德官方版不必是许多组织经常使用的昂贵过程。 伟德app德官方版协作软件 使员工和客户可以轻松共享伟德app德官方版,设置伟德app德官方版和伟德app德官方版夹的权限以及维护每个文档的版本历史记录–所有这些都具有SSL加密的附加保护。

即使IT部门负责控制组织的安全性’在服务器,伟德app德官方版夹和伟德app德官方版中,单个伟德app德官方版的安全性是团队每个成员的责任。依靠IT部门实施的安全策略不是’足以确保伟德app德官方版安全,尤其是当伟德app德官方版发送到组织外部时’s network.

结论

互联网使各种规模的企业更轻松地更有效地交流和共享文档。但 过时的文档协作流程 浪费时间并带来风险。文档管理系统已经帮助组织提高了内部效率,但是事实证明,将这些系统扩展到兼职员工和客户要困难得多。现在,Internet连接为信息工作者提供了令人难以置信的覆盖范围,但生产力仍然受到办公室生产力工具和根深蒂固的工作实践的协作范围的限制。

为了取得重大进展 伟德app德官方版协作,公司应该摆脱纸质伟德app德官方版所施加的限制和限制。整合 伟德app德官方版协作 与业务流程,项目和工作流管理一起,将原本就不同的流程和内容融合在一起。内部和外部合规性规则日益要求对文档的各个方面进行全面审核’的生命周期。在协作环境中,要知道谁编辑了什么内容以及何时编辑是很棘手的。一种 伟德app德官方版协作系统 是提供全面而安全的跟踪的唯一方法。

加入我们

的在线活动注册‘商业优势:增长战略’ in Southampton

供电 字型