2015/03/08

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在许多中型企业中实施发票自动化流程时,您通常可以看到‘pantomime’效果正在发生!开票处于混乱状态。“Oh no it’s not!” you might shout. “哦,是的!是我的回应。

主要因素是,大多数非股票,非BOM公司不会使用采购订单,或者至少不会系统地使用采购订单。这意味着发票将按以下方式到达财务部门‘surprises’。但是,意外发票是什么意思?

1#隐形承诺: 发生了一次购买,该公司直到募集之后才知道。
2#未知所有者: 发生了购买,但是(很多时候)没有人知道最初设置发票的所有者。
3#未分配支出: 购买的预算/编码(很多时候)是未知的。
4#未经授权: 购买授权尚未完成,供应商’的过程很漫长。

现在,发票必须在一天中的较晚时间开始,围绕业务来解决这些问题,因此,哑剧场景开始了。唐’没错,财务人员的特点是面向过程且数据准确,但这是问题的一部分。这些属性被企业利用,以缓慢,昂贵的方式扑灭并应对企业的哑剧行为。

So what is the plot of this invoice 哑剧? It is an everyday story happening all the time in nearly every business:

在你后面!– “Find the owner” game –财务人员无法识别正确的所有者。然后,发票通常以纸质形式传递,并且通常没有紧迫感。时间的流逝,无关的材料分散了工作人员的注意力,浪费了时间,而供应商却从您手中取走了资金。

的“I’我必须要查询这个…” farce –可能是很久以前进行的购买,这使财务人员更难理解支出。电子邮件交换和呼叫通常会在其他员工和供应商之间进行。我们都知道在电子邮件首次到达后一周需要处理多长时间。处理例外和问题的几张发票会浪费数小时甚至数天。

‘编码错误,编码错误’ trick –没有发票自动化,部门通常会编写自己的发票,从而使财务人员不得不猜测。一个好的财务团队将采取一个(或多个)步骤来捕获许多这些松散的发票,但是又要花费专家时间。对于某些人来说,这是因为预算只是为了促进这一破碎的流程而设计的更深层次的内容,但是这将停止适当的分析并且无法控制支出。

‘每个人都需要授权此康茄舞’ –我们很多客户都没有’只需将发票交到正确的签署级别,然后将发票沿着授权者的链传递,有时需要四到五步。剩下的就是权威和审查。很少有企业,即使在自动执行发票流程时,也可以简化流程。但是,这是一个非常漫长的过程,仅仅是因为发票出乎意料之外。

So how do we keep the 哑剧 out of our businesses and leave it on the stage where it belongs?

真正的答案是实施一个采购流程软件系统,该系统既涵盖对订单的订购,也包括对发票的匹配–该机制几乎解决了所有上述挑战。授权和承诺在下订单之前就已经做出(并且可见),所有人和预算代码是已知且准确的;并且控制已被执行。仅当发票与订单不匹配时,才会发生意外。在完全匹配的情况下,没有人需要看到发票,因为它完全是可以预期的并且可以付款。有变化时–只有一个人需要处理这种变化,而不是四个或五个。

企业阻碍发展的主要原因是担心变革。书面申请单只是根深蒂固,对于财务主管或采购负责人而言,这是尝试将流程推广到繁忙的业务的恐惧,如果项目失败,将会发生什么。

如今,采购系统确实可以使员工并激励他们有效地并在财务团队的控制下购买业务所需的东西。公司应该让员工像在亚马逊上在家一样购物。有必要提高效率,控制力和可视性。

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